Gestione e monitoraggio delle relazioni fra diocesi e parrocchie.
L’Arcidiocesi di Trento è una sede metropolitana della Chiesa cattolica in Italia appartenente alla regione ecclesiastica Triveneto.
È retta dall’arcivescovo Mons. Lauro Tisi. Il territorio è suddiviso in 452 parrocchie.
Diocesi e Arcidiocesi sono strutture complesse, come lo sono molte realtà aziendali e associative.
Questa complessità è dovuta al coinvolgimento di numerosi soggetti chiamati a collaborare e decidere come gestire al meglio un patrimonio di informazioni e dati molto articolato.
Adiuto è il sistema di gestione delle informazioni e dei processi autorizzativi che ha trovato applicazione, con successo, all’interno di Diocesi e Arcidiocesi, per la condivisione delle informazioni tra enti e persone.
Essendo una piattaforma ampiamente configurabile, Adiuto si adatta con semplicità alle più svariate esigenze e modalità operative.
L’esigenza del reparto è avere un’archiviazione ordinata e controllata dei contratti e dei relativi allegati. Adiuto consente di notificare automaticamente all’organo di competenza, l’approssimarsi della scadenza del contratto.
Nella gestione del catasto degli immobili e dei terreni degli Enti Diocesani, Adiuto è uno strumento prezioso per catalogare, archiviare, valorizzare e presidiare dati e documenti non presenti sui sistemi informativi standard.
Adiuto supporta la gestione dell’intero iter approvativo legato alle istanze di “Autorizzazione atti straordinari”. L’intera pratica viene raccolta e gestita nella piattaforma Adiuto, per un immediato consulto in qualunque momento.
Adiuto è il sistema centralizzato di raccolta dati e documentazione relativa a relazioni sopralluoghi, riunioni, mail e ricevute.
Adiuto ha gli strumenti ideali per la gestione delle schede assicurative di ciascun Ente o degli atti amministrativi degli stessi, nonché per la generazione di notifiche di scadenza delle schede e dell’invio automatico e massivo di polizze o atti alle Parrocchie.
Grazie all’adozione della piattaforma Adiuto, l’Arcidiocesi ha potuto ottimizzare i processi di comunicazione all’interno dei propri uffici, agevolando il lavoro dei preposti ed evitando errori e decisioni non coerenti con gli indirizzi episcopali.
Tutta la gestione risultava molto lunga, articolata e di difficile monitoraggio, con conseguente dispersione di informazioni a causa del considerevole numero di parrocchie.
I dati non erano aggiornati e si poteva incorrere in errori o fraintendimenti.
I processi molto complessi richiedevano un investimento di risorse e tempo enormemente più grande, con il rischio quotidiano di non avere facile accesso ai documenti delle pratiche o alle persone coinvolte nei processi decisionali.
Il processo di gestione delle autorizzazioni ha subito forti miglioramenti in termini di tempistiche. Grazie agli indici di ricerca, la navigazione e il recupero dei documenti è più agevole e veloce.
La relazione fra le varie parrocchie della Diocesi viene facilitata dalle notifiche di alert, permettendo così un monitoraggio costante delle relazioni fra parrocchie e Diocesi.
Il software permette di realizzare check list di documenti diverse a seconda del tipo di autorizzazione richiesta.
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