Digitalizzare il processo di Qualifica dei fornitori
Azienda operante nell’ambito della gestione degli impianti d’immobili con utilizzo di aziende in subappalto, su tutto il territorio nazionale.
Prima del processo gestito su Adiuto, l’ufficio acquisti era costretto a sollecitare, ricevere e gestire manualmente tutti i documenti necessari per completare la qualifica del fornitore.
La piattaforma Adiuto, grazie ai moduli DMS e BPM, ha permesso la gestione digitale del processo abbinata al portale Web Composer personalizzato per rendere i partner proattivi nel processo di business.
Tramite Web Composer è stata assegnata al partner la responsabilità di inserire e fornire i dati richiesti, all’interno di un’area riservata, dedicata e altamente user-friendly senza necessità di specifiche istruzioni e/o coinvolgimento del personale interno.
- La responsabilità della correttezza e delle tempistiche d’inserimento in carico a personale interno.
- Log delle attività di processo manutenuto manualmente, su fonti eterogenee Excel/email/appunti.
- Dati replicati in numerosi file a seconda dell’ufficio di competenza, con conseguente duplicazione della probabilità di errore.
- Condivisione di dati e documenti in carico al personale interno.
- Molti documenti, specialmente quelli riguardanti tematiche di sicurezza, dei vari fornitori già qualificati necessitano di periodico controllo per verifica di validità.
- La responsabilità della correttezza dei dati e dei documenti totalmente in carico al fornitore (owner del dato).
- Personale interno coinvolto solo al termine per la verifica di coerenza e correttezza.
- Il dato inserito è salvato all’interno del sistema centrale Adiuto e non replicato su altri sistemi.
- Ogni accesso è controllato da apposite autorizzazioni e tracciato in modo inalterabile a sistema.
- Il sistema, secondo il processo, rende fruibili dati e documenti agli uffici preposti, in automatico, secondo le autorizzazioni stabilite.
- Documenti e processo condivisi in azienda, con accesso anche all’esterno.
- Controllo delle scadenze di dati e documenti automatico da sistema, con reminder e alert a uffici preposti.
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