Digitalizzazione dell’intero processo di convocazione delle riunioni
Fondazione di origine bancaria nata per promuovere e supportare lo sviluppo socio-economico del territorio e della comunità di riferimento, sovvenzionando numerosi progetti e iniziative in ambito culturale, della formazione e ricerca, del welfare e dello sviluppo territoriale.
L’obiettivo principale è eliminare la produzione cartacea dei documenti, ridurre lo spreco in termini di tempo, aumentare la sicurezza e facilitare la condivisione delle informazioni.
Grazie all’adozione della piattaforma Adiuto si è raggiunta la completa digitalizzazione dell’intero processo di convocazione delle riunioni, la gestione e la portalizzazione dei relativi contenuti/documenti, delle firme e della calenderizzazione di ogni riunione.
La Segreteria, la Presidenza, la Direzione Generale come stakeholder interni, i Sindaci e i Deputati come stakeholder esterni possono caricare, firmare e visionare tutta la documentazione delle riunioni.
- L’attuale processo non garantisce la sicurezza e l’efficiente distribuzione delle informazioni.
- I molteplici passaggi comportano l’utilizzo di una ingente quantità di carta con spreco di risorse e rischio di perdita dei documenti.
- Le attività di verifica delle autorizzazioni comporta un elevato spreco di tempo.
- La condivisione con gli stakeholder comporta l’invio dei documenti via mail e successiva attività di recall per la conferma della ricezione.
- Il reperimento dei documenti cartacei presso i diversi uffici costringe il personale a spostarsi fisicamente per raggruppare tutta la documentazione necessaria.
- La gestione digitale dell’intero flusso permette l’eliminazione dell’uso della carta in ogni fase del processo.
- Il flusso autorizzativo digitale di Adiuto abbatte drasticamente i tempi dell’intero processo rendendolo snello ed efficiente.
- Mediante l’utilizzo di un workflow e del Web Composer Adiuto, per la portalizzazione dei documenti, l’attività di condivisione delle informazioni con i soggetti esterni avviene in maniera automatica.
- Con la gestione digitale di Adiuto il personale dispone di tutta la documentazione prodotta da tutti i soggetti coinvolti nel processo.
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