Dematerializzazione documentale dei principali flussi amministrativi
Il cliente produce ogni anno oltre 30.000 cucine, con più di 30 modelli e 200 finiture. I due stabilimenti con 50.000 m2 di area produttiva, producono su 2 linee di produzione con telecamere di controllo qualità lungo tutta la filiera.
I prodotti sono distribuiti in oltre 40 Paesi nel mondo, in oltre 1.000 punti vendita, con 250 showroom attivi solo all’estero.
L’azienda ha sentito l’esigenza di digitalizzare l’intero processo, per ottimizzare lo scambio di documentazione e la condivisione delle informazioni.
L’adozione di Adiuto presso il cliente ha coinvolto numerose aree aziendali e numerosi processi di gestione dei documenti.
I documenti ora sono facilmente ricercabili sia dall’interfaccia di Adiuto sia direttamente dal gestionale aziendale. Alcuni documenti, tramite l’utilizzo di workflow, vengono inviati in automatico al destinatario (cliente, vettore, deposito, ecc.). Le informazioni sono sempre disponibili e condivise tra i vari uffici.
Grazie all’adozione della piattaforma Adiuto, la digitalizzazione dei principali flussi amministrativi ha permesso una più efficiente organizzazione.
- Documentazione cartacea con alti tempi di catalogazione e di ricerca per ogni documento.
- I documenti di trasporto erano stampati su carta chimica e, una volta rientrati firmati, venivano riordinati manualmente e catalogati in appositi contenitori.
- L’Ufficio Qualità e l’Ufficio Manutenzione avevano informazioni cartacee non strutturate e non condivise con l’azienda.
- Gli interventi sui macchinari e sugli impianti non erano strutturati e non prevedevano informazioni utili per la tracciabilità degli interventi e i loro costi.
- La dematerializzazione ha permesso la centralità delle informazioni e l’abbattimento delle perdite di tempo sui processi.
- I documenti amministrativi e contabili sono dematerializzati e conservati digitalmente con valore legale.
- I documenti sono fruibili da tutti gli uffici interessati direttamente dal gestionale riducendo i tempi di ricerca e ottenendo una catalogazione ordinata dei documenti.
- I documenti di qualità e sicurezza sono gestiti in workflow rigorosi e a tutti viene richiesto un ciclo autorizzativo e distributivo ben definito, garantendo scadenze, documenti e ciclo approvativo.
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